Time schedule atau project schedule dibuat oleh project manager untuk mengatur manusia di dalam proyek dan menunjukan kepada organisasi bagaimana pekerjaan proyek tersebut akan dilaksanakan. Setiap proyek membutuhkan Time schedule dan ini merupakan alat untuk memantau bagi project manager/site manager apakah proyek dan tim masih terkendali atau tidak.
Project schedule berbentuk kalender yang dihunbungkan, sebelum jadwal dibuat WBS harus terlebih dahulu ada, jika tidak ada maka jadwal tersebut akan terkesan semrawut atau mengada-ada.
Definisi Time Schedule
Jadwal pelaksanaan (Time Schedule) adalah suatu alat pengendalian prestasi pelaksanaan proyek secara menyeluruh agar pelaksanaan proyek tersebut berjalan dengan lancar.
 |
| Contoh Schedule Proyek |
Fungsi Time Schedule
1) Sebagai pedoman kontraktor untuk melaksanakan suatu pekerjaan dan sebagai pedoman direksi untuk mengontrol apakah suatu pekerjaan berlangsung sesuai jadwal atau tidak.
2) Sebagai pedoman untuk mengevaluasi suatu pekerjaan yang telah diselesaikan.
3) Sebagai pedoman untuk mengatur kecepatan suatu pekerjaan.
4) Untuk menentukan tahap-tahap pekerjaan sesuai dengan urutan waktu pelaksanaan.
5) Untuk memperkirakan biaya yang harus disediakan dalam jangka waktu tertentu, serta untuk memperkirakan jumlah tenaga kerja, jumlah dan macam peralatan, serta material yang digunakan.
Jenis Time Schedule
Dalam proyek konstruksi terdapat beberapa jenis model instrumen penjadwalan yang biasa digunakan baik untuk proyek yang berskala kecil sampai yang besar baik yang bersifat formal maupun non formal. Secara umum dalam proyek konstruksi sering kita temukan jenis penjadwalan atau schedule berupa penjadwalan diagram batang/Gantt Chart dan Curve-S yang berfungsi memproyeksikan kemajuan progres bobot pekerjaan dan waktu pelaksanaan. Namun jika dikaji secara luas model penjadwalan memiliki beberapa jenis dan fungsi yang dapat digunakan dalam proses perencanaan maupun selama proses konstruksi berlangsung, Ada beberapa bentuk time schedule dalam proyek konstruksi, diantaranya:
1) Schedule Waktu Tertentu
Schedule waktu tertentu seperti Schedule harian, schedule mingguan, bulanan, tahunan.
2) Bar chart
Sekumpulan daftar kegiatan yang disusun dalam kolom arah vertikal, dan kolom arah horizontal menunjukkan skala waktu. Saat mulai dan akhir dari sebuah kegiatan dapat terlihat dengan jelas sedangkan durasi kegiatan digambarkan oleh panjangnya diagram batang.
3) Curve-S
Sebuah jadal pelaksanaan yang disajikan dalam bentuk table dan bagan menyerupai huru S. Model penjadwalan semacam ini berupa penjadwalan yang berfungsi untuk memberikan informasi berupa bobot pekerjaan (Sb-y) dengan index dari 0 – 100% berdasarkan waktu durasi proyek (Sb-x) sehingga hubungan kedua sumbu tersebut membentuk kurva yang berbentuk S. Curve-S umumnya berguna dalam memonitoring kemajuan pekerjaan dalam pelaksanan konstruksi guna bermanfaat dalam memberikan bukti laporan atas proses administrasi pembayaran kepada pihak pemilik/owner berdasarkan kemajuan proyek yang telah dikerjakan serta dapat mengetahui kemajuan kinerja waktu pelaksanaan proyek apakah proyek mengalami kemajuan waktu pekerjaan atau keterlambatan/varian Curve-S.
4) Gantt Chart
Berupa model penjadwalan atau schedule yang memproyeksikan item pekerjaan/pada sumbu y terhadap waktu pelaksanaannya yang berupa model diagram batang/Gantt secara horizontal sepanjang waktu total penjadwalan pada sumbu x/durasi proyek. Model penjadwalan ini berfungsi memberikan informasi urutan item pekerjaan yang akan dikerjakan secara sistematis dan juga dapat memberikan informasi berupa kemajuan proyek berdasarkan jadwal rencana dan aktual selama proses konstruksi dan tidak memberikan informasi lainnya seperti kinerja biaya, jalur kritis dan bobot pekerjaan.
5) Earned Value Management (EVM)/Earned Value Analysis (EVA
Model penjadwalan atau schedule semacam ini pada dasarnya merupakan instrumen pengukuran kinerja/performance nilai hasil terhadap waktu dan biaya suatu proyek khusunya di bidang konstruksi. Parameter dasar pada metode EVM yaitu:
a) Budgeting Cost Work Performance (BCWP)/Earned Value (EV)
Yaitu nilai hasil bobot pekerjaan aktual di lapangan dikalikan dengan harga satuan pekerjaan pada setiap item pekerjaan yang telah dikerjakan.
b) Actual Cost Work Performance (ACWP)
Merupakan parameter yang menunjukkan biaya aktual yang telah dikeluarkan pada suatu pekerjaan sampai periode dilakukannya evaluasi kinerja.
c) Budgeting Cost Work Scheduled (BCWS)/Planned Value/PV
Parameter yang menunjukkan rencana biaya yang akan dikeluarkan berdasarkan perencanaan schedule yang dibuat.
Pemodelan penjadwalan kinerja ini juga dapat menganalisis tingkat penyimpangan/varians waktu dan biaya proyek, indeks kinerja waktu dan biaya serta dapat digunakan dalam meramalkan/estimasi total waktu dan biaya proyek secara keseluruhan berdasarkan index kinerja proyek yang telah dikerjakan sampai pada saat proyek dievaluasi. Earned Value Management (EVM)/Earned Value Analysis (EVA).
6) Network Planning/Jaringan Kerja
Jadwal kegiatan pekerjaan berbentuk diagram network, model Ini digunakan dalam penyelenggaraan proyek yang produknya adalah inormasi mengenai kegiatan kegiatan yang ada didalam proyek yang bersangkutan merupakan model instrumen pengukuran jadwal proyek dengan menggunakan logika jaringan kerja untuk mendeteksi item pekerjaan yang berada pada jalur kritis maupun untuk mengetahui waktu detail pekerjaan yaitu dapat menentukan waktu yang paling cepat atau Early Time dan waktu paling lama atau Latest Time untuk dikerjakan dan waktu selesainya pada setiap item pekerjaan yang akan dilaksanakan.
Model jaringan kerja bisa berupa Critical Path Method (CPM), Predence Diagram Method (PDM) dan Program Evaluation Review Technique (PERT). Ketiga model jaringan kerja tersebut disesuaikan dengan jenis proyek yang akan dikerjakan misalnya untuk metode PERT lebih ideal gunakan jika proyek masih tergolong baru dimana waktu estimasi penjadwalannya masih belum pasti dimana perobabilitas waktu pelaksanaannya dapat lebih cepat ataupun lama.
7) Resources Scheduled Distribution
Model penjadwalan ini merupakan uraian dari penjadwalan sebelumnya dimana dalam penjadwalan ini hanya berfokus pada sumber daya yang akan dijadwalkan selama proses konstruksi baik distribusi jadwal tenaga kerja, material dan peralatan proyek. Fungsi dari model penjadwalan ini yaitu dapat memberikan informasi target alokasi sumber daya berdasarkan jumlah yang akan direncanakan/digunakan pada periode pelaksanaan proyek, sehingga dapat mencegah terjadinya keterlambatan waktu alokasi sumber daya proyek di lapangan yang tentunya mempengaruhi waktu pelaksanaan proyek secara keseluruhan.
Pembuatan Time Schedule
Pembuatan jadwal pelaksanaan (Time Schedule) harus memperhatikan beberapa faktor:
1) Kondisi Atau Keadaan Lapangan
Seperti memantau kondisi di lapangan, mempelajari medan yang akan dibangun untuk proyek konstrusi tersebut atau Penelitian dilapangan, sehingga didapat data-data yang diperlukan dalam pelaksanaan.
2) Metode Pelaksanaan
Spesifikasi pekerjaan dan gambar secara lengkap yang sesuai dengan persyaratan mutu pekerjaan yang diperlukan dan Peralatan yang digunakan dalam pelaksaan proyek.
3) Sumber Daya Manusia (SDM)
Kemampuan dan keahlian yang dimiliki para pekerja, hal ini sangat berpengaruh pada waktu pelaksanaan pekerjaan.
4) Perkiraan Iklim Dan Cuaca
Faktor cuaca juga mempengaruhi jalannya pelaksanaan, misalnya pengecoran berjalan kurang baik karena adanya hujan.
5) Jenis Pekerjaan Dan Spesifikasi Teknis
Seperti jenis pekerjaan penggalian, pengecoran atau pekerjaan akan dimulainya proyek, apakah jalan akses masuk perlu dibuat atau sudah ada, apakah lokasi proyek di tengah hutan dan mempertimbangkan terlebih dahulu pekerjaan penebasan pohon, land clearing atau pemindahan tanah.
6) Batasan Yang Ditentukan.
Daerah dimana pekerjaan kontruksi tersebut memiliki batas yang jelas pada suatu wilayah dan abash secara hukum.
7) Peraturan Pemerintah Daerah
Peraturan yang dibuat dari pemda setempat karena daerah tersebut berkaitan dengan budaya atau adat dan ijin lahan dan sebagainya yang menjadi acuan dasar untuk melaksanakan pekerjaan konstruksi.
Untuk dapat menyusun time schedule atau jadwal pelaksanaan proyek yang baik dibutuhkan:
Gambar kerja proyek
|
Data lokasi proyek berada
|
Rencana anggaran biaya pelaksanaan proyek
|
Bill of Quantity (BQ) atau daftar volume pekerjaan
|
Data cuaca atau musim di lokasi pekerjaan proyek.
|
Data jenis transportasi yang dapat digunakan disekitar lokasi proyek.
|
Metode kerja yang digunakan untuk melaksanakan masing-masing item pekerjaan.
|
Data kebutuhan tenaga kerja dan ketersediaan tenaga kerja yang di butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan.
|
Data sumberdaya meliputi material, peralatan, sub kontraktor yang tersedia disekitar lokasi pekerjaan proyek berlangsung.
|
Data sumber daya material, peralatan, sub kontraktor yang harus didatangkan ke lokasi proyek.
|
Data keuangan proyek meliputi arus kas, cara pembayaran pekerjaan, tenggang waktu pembayaran progress dan lain-lain
|
Data kapasitas prosduksi meliputi peralatan, tenaga kerja, sub kontraktor, material.
|
Kriteria Estimator
Penjadwalan atau schedule suatu proyek konstruksi selayaknya harus direncanakan secara matang dan optimal guna menghindari terjadinya keterlambatan waktu proyek/overun scheduled serta dampak-dampak buruk lainnya.
Suatu perencanaan penjadwalan atau schedule proyek konstruksi yang baik ditentukan oleh beberapa faktor penentu khususnya ditujukan bagi seorang estimator schedule, diantaranya:
1) Kemampuan dalam mengestimasi waktu alokasi sumber daya (peralatan, material dan man power) yang akan dialokasikan selama proyek konstruksi berlangsung. Hal ini penting mengingat seringnya terjadi penyimpangan waktu transportasi sumber daya selama proses konstruksi misalnya yang paling sering terjadi yaitu keterlambatan dalam pengiriman material ke lokasi proyek yang tentunya akan berpengaruh secara langsung terhadap durasi total pelaksanaan proyek yang telah direncanakan terlebih jika keterlambatan tersebut berada pada jalur kritis/Critical Path.
2) Keteraturan yang sistematis dan runtun dalam tahapan perencanaan pelaksanaan pekerjaan konstruksi, misalnya urutan sistematis item pekerjaan mulai dari tahap awal sampai akhir yang berurutan dan logis sesuai dengan kondisi serta perencanaan alokasi sumber daya saat proyek konstruksi berlangsung. Hal ini juga ditentukan dari tingkat pengalaman seorang estimator scheduled dalam penjadwalan suatu proyek yang akan dilaksanakan.
3) Kemampuan estimasi lama durasi waktu pelaksanaan pada suatu item pekerjaan juga menentukan tingkat keberhasilan perencanaan penjadwalan suatu proyek konstruksi dimana pada faktor ini diperlukan analisis terhadap besar produktivitas sumber daya yang akan digunakan misalnya produktivitas tenaga kerja/man power dan peralatan/equipment terhadap volume total pekerjaan yang akan dikerjakan. Bahkan dalam hal ini seorang estimator dapat secara langsung menentukan nilai durasi waktu pelaksanaan berdasarkan pengalaman empiris yang biasa terjadi di lapangan.
Produktivitas Resources:
Kapasitas Volume / Waktu Kerja Resources (Cycle Time)
Total Durasi Waktu:
Volume Total / (Jumlah Resources x Produktivitas Resources)
4) Kemampuan estimasi terhadap hal-hal yang mungkin dapat terjadi diluar perencanaan selama proses konstruksi berlangsung. Ini juga menjadi faktor tambahan yang setidaknya harus dimiliki oleh seorang estimator schedule dalam memprediksi durasi suatu item pekerjaan. Hal tersebut bisa berasal dari faktor internal maupun eksternal misalnya faktor cuaca, kerusakan peralatan, timbulnya kecelakaan kerja, masalah sosial, timbulnya klaim, dan sebagainya.
Namun yang paling penting yaitu keahlian dan pengalaman seorang estimator schedule dalam menganalisis perencanaan penjadwalan proyek secara optimal serta pada proses monitoring dan pengendaliannya. Hal ini dikarenakan pada phase planning/perencanaan suatu proyek harus dilakukan dengan matang sehingga sekurang-kurangnya dapat menekan tingkat risiko potensi penyebab keterlambatan khususnya pada saat phase pelaksanaan konstruksi dengan tingkat kompleksitas yang tinggi. Dari paparan berbagai strategi dan model penjadwalan suatu proyek konstruksi di atas kiranya dapat bermanfaat bagi pihak yang berkecimpung dalam bidang industri konstruksi. Beberapa hal perlu diperhatikan ketika membuat project schedule, seperti:
1) Alokasi Resource Pada Pekerjaan
Resource bisa berupa berbagai hal seperti manusia, barang, peralatan computer dan proyektor, tempat ruang rapat, misalnya atau layanan seperti training atau tim pendukung out source yang dibutuhkan dan mungkin ketersediaannya terbatas.
Bagaimanapun juga resource yang utama adalah manusia. Pertama, project manager akan mengalokasikan orang-orang tertentu untuk suatu pekerjaan. Kemudian, selama pekerjaan tersebut berlangsung, orang tersebut mungkin menjadi terlalu sibuk sehingga tidak bisa dialokasikan untuk pekerjaan lainnya. Perhatikan bahwa pemilihan pelaku perlu disesuaikan dengan kemampuan dan beragai hal lain karena ada pekerjaan yang dapat dilakukan oleh siapa saja, tetapi umumnya pekerjaan hanya dapat dikerjakan oleh satu atau beberapa orang saja.
2) Identifikasikan Setiap Ketergantungan
Sebuah pekerjaan disebut memiliki ketergantungan jika melibatkan aktivitas, resource atau work product yang dihasilkan pekerjaan/aktivitas lain. Contoh: test plan tidak mungkin dilaksanakan selama software belum ditulis, program baru dapat ditulis setelah class atau modul dibuat dan dideskripsikan pada tahapan desain. Tiap pekerjaan pada WBS perlu diberi nomor, dengan angka tersebut bergantung pada nomor pekerjaan syaratnya. Berikut ini adalah sedikit gambaran tentang bagaimana suatu pekerjaan menjadi tergantung pada pekerjaan lainnya.
3) Buat Jadwalnya
Tiap pekerjaan juga memiliki jangka waktu pekerjaan. Dengan demikian jadwal bisa dibuat, contoh: Tiap pekerjaan ditunjukkan dengan kotak, sedangkan ketergantungan antar pekerjaan ditunjukkan dengan gambar panah. Kotak hitam berbentuk wajik antara D dan E (pada gambar di atas) disebut milestone atau pekerjaan tanpa durasi. Milestone digunakan untukmenunjukkan kejadian penting pada jadwal. Sedangkan kotak hitam panjang antara C danD yang juga mengandung potongan wajik menunjukkan summary task atau dua subpekerjaan yang memiliki induk yang sama. Jadwal bisa dibuat dalam bentuk Gantt Chart, PERT atau diagram semacamnya Contoh Gantt Chart yang dibuat dengan sebuah tool manajemen proyek.
Risk Plan
Risk plan adalah daftar resiko/masalah yang mungkin terjadi selama proyek berlangsung dan bagaimana menangani terjadinya resiko tersebut. Bagaimanapun juga ketidakpastian adalah musuh semua rencana, termasuk rencana proyek. Terkadang ada saja waktu-waktu yang tidak menyenangkan bagi proyek, banyak kesulitan terjadi misalnya suatu resource tiba-tiba tidak tersedia. Oleh karenanya risk plan adalah persiapan terbaik menghadapi ketidakpastian. Langkah-langkah berikut dapat menjadi acuan untuk mendapatkan Risk Plan:
1) Pembahasan Resiko Potensial
Project manager akan memimpin sebuah sesi/rapat untuk mengidentifikasikan masalah-masalah yang mungkin akan muncul. Anggota tim akan dipancing untuk mengemukakan resiko-resiko yang terpikirkan. Project manager akan menuliskannya di papan tulis setiap ada yang mengemukakan pendapat yang relevan. Sedikit pendapat mungkin akan muncul pada awalnya, kemudian berlanjut dengan tanggapan yang susul-menyusul hingga akhirnya suasana mendingin sampai akhirnya pendapat terakhir diutarakan.
Resiko yang dimaksud disini adalah resiko spesifik. Jika suatu resiko dirasa belum spesifik maka project manager akan memancing agar permasalahan disampaikan secara lebih spesifik. Sumber masalah yang baik lainnya adah asumsi-asumsi yang muncul ketika membuat Vision and Scope dan melakukan estimasi dengan metode Wideband Dephi.
2) Estimasi Dan Resiko/Masalah
Tim akan memberikan rating untuk setiap resiko. Nilainya berkisar dari 1 masalah dengan resiko kecil hingga 5 masalah dengan resiko besar, kemungkinan munculnya besar, mungkin menghabiskan biaya besar dan sulit untuk membereskannya.
3) Buat Sebuah Risk Plan
Tim akan mengidentifikasi langkah-langkah yang akan di ambil untuk mengatasi masalah-masalah yang akan muncul tersebut, dimulai dari resiko bernilai lima. Penjadwalan Proyek PERT adalah suatu alat manajemen proyek yang digunakan untuk melakukan penjadwalan, mengatur dan mengkoordinasi bagian-bagian pekerjaan yang ada didalam suatu proyek. PERT yang memiliki kepanjangan Program Evalution Review Technique adalah suatu metodologi yang dikembangkan oleh Angkatan Laut Amerika Serikat pada tahun 1950 untuk mengatur programmisil. Sedangkan terdapat metodologi yang sama pada waktu bersamaan yang dikembangkan oleh sektor swasta yang dinamakan CPM atau Critical Path Method.
- Karakteristik Pert
Dari langkah-langkah penjelasan metode PERT maka bisa dilihat suatu karakteristik dasar PERT, yaitu sebuah jalur kritis. Dengan diketahuinya jalur kritis ini maka suatu proyek dalam jangka waktu penyelesaian yang lama dapat diminimalisasi.
Ciri-ciri jalur kritis adalah:
a) Jalur yang biasanya memakan waktu terpanjang dalam suatu proses.
b) Jalur yang tidak memiliki tenggang waktu antara selesainya suatu tahap kegiatan dengan
c) mulainya suatu tahap kegiatan berikutnya.
d) Tidak adanya tenggang waktu tersebut yang merupakan sifat kritis dari jalur kritis.
- Karakteristik proyek
a) Kegiatannya dibatasi oleh waktu sifatnya sementara, diketahui kapan mulai dan berakhirnya.
b) Dibatasi oleh biaya.
c) Dibatasi oleh kualitas.
d) Biasanya tidak berulang-ulang.
- Manfaat Pert
a) Mengetahui ketergantungan dan keterhubungan tiap pekerjaan dalam suatu proyek.
b) Dapat mengetahui implikasi dan waktu jika terjadi keterlambatan suatu pekerjaan
c) Dapat mengetahui kemungkinan untuk mencari jalur alternatif lain yang lebih baik untukkelancaran proyek.
